Seit 1. August 2022 gilt ein neues Nachweisgesetzes (NachwG). Für Betriebe ergibt sich dadurch ein erheblicher Mehraufwand. Arbeitgeber sind nun verpflichtet bei einer Neueinstellung noch mehr Arbeitsbedingungen schriftlich im Vertrag festzuhalten. Arbeitsverträge werden also umfangreicher. Nun drohen im schlimmsten Fall bei Verstößen gegen die Nachweispflichten Bußgelder von bis zu 2.000 Euro. Die Gesetzesänderung soll dem Mitarbeiterschutz dienen.

Das Nachweisgesetz (NachweisG) regelt, dass Arbeitgeber wesentliche Bedingungen im Arbeitsvertrag schriftlich niederlegen müssen. Spätere Änderungen müssen ebenfalls schriftlich erfolgen. Dies kann, muss jedoch nicht zwingend, im Arbeitsvertrag geschehen.

Das neugefasste NachwG gilt nun für alle, also auch für die vorher ausgenommenen Aushilfen. Neugeregelt wurden auch die Fristen: So muss dem Arbeitnehmer spätestens am ersten Arbeitstag eine Niederschrift der Angaben (Namen und Anschrift der Parteien, Beginn und Dauer des Arbeitsverhältnisses, Entgelt und Arbeitszeit) vorliegen. Bis spätestens zum siebten Tag nach Arbeitsbeginn muss dem Arbeitnehmer eine Niederschrift mit den meisten übrigen Angaben (Arbeitsort, Tätigkeit, Angabe der Probezeit, Anordnung von Überstunden) überreicht werden. Alle übrigen Angaben müssen innerhalb eines Monats schriftlich mitgeteilt werden. Auch etwaige Änderungen der Arbeitsbedingungen im laufenden Arbeitsverhältnis, müssen dem Arbeitnehmer künftig spätestens an dem Tag schriftlich mitgeteilt werden, an dem die Änderungen wirksam werden.

Seit dem 1. August 2022 sind folgende Pflichtangaben im Arbeitsvertrag zusätzlich festzuhalten:

• Das Enddatum bei befristeten Arbeitsverhältnissen
• Die Möglichkeit, dass der Arbeitnehmer den Arbeitsort frei wählen kann, falls vereinbart werden soll
• Die Dauer der Probezeit, falls vereinbart werden soll
• Die Zusammensetzung und Höhe des Entgelts einschließlich Überstunden, Zuschläge, Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen, die getrennt anzugeben sind, und deren Fälligkeit sowie die Art der Auszahlung
• Die vereinbarten Ruhepausen und Ruhezeiten sowie bei Schichtarbeit der Rhythmus und Voraussetzungen für die Schichtänderungen
• Einzelheiten zur Arbeit auf Abruf nach § 12 Teilzeit- und Befristungsgesetz (Zahl der mind. zu vergütenden Stunden, Zeitrahmen für die Erbringung der Arbeitsleistung und Frist für Mitteilung der Arbeitszeit), falls vereinbart werden soll
• Eventuell Anspruch auf vom Arbeitgeber bereitgestellte Fortbildung
• Bedingungen zur Kündigung des Arbeitsverhältnisses
• Bei betrieblicher Altersversorgung: Name und Anschrift des Versorgungsträgers. Die Nachweispflicht entfällt, wenn der Versorgungsträger zu dieser Information verpflichtet ist.

Für alle ab dem 1. August 2022 beginnenden Arbeitsverhältnisse stellt sich die Frage, ob diese Nachweise bereits im Rahmen des Arbeitsvertrages realisiert werden (Vorteil: Nur ein Dokument, Einfachheit) oder ob der Arbeitnehmer neben dem Arbeitsvertrag durch ein zusätzliches Nachweisdokument informiert wird (Vorteil: Das Direktionsrecht des Arbeitgebers wird nicht eingeschränkt). Welche Möglichkeit praktikabler ist, bedarf einer Erwägung im Einzelfall.

Das neue Gesetz gilt nicht rückwirkend. Die bis 31. Juli 2022 geschlossenen Arbeitsverträge müssen nicht geändert werden. Der Arbeitnehmer hat aber ein Recht auf diese Informationen. Nur wenn er es fordert, ist der Arbeitgeber verpflichtet innerhalb von sieben Tagen die Nachweise schriftlich auszuhändigen. Innerhalb von vier Wochen muss der Arbeitgeber dem Mitarbeiter alle übrigen Angaben oder den kompletten Arbeitsvertrag übergeben.

Die Nachweise müssen schriftlich erfolgen und das Dokument unterschrieben sein. Nach der Neue­rung in § 12 TzBfG sind auch bei der Vereinbarung von Arbeit auf Abruf Vereinbarungen zu treffen, darunter die Dauer der wöchentlichen und täglichen Arbeitszeit sowie ein Zeitrahmen.

Zuerst sollte die bisherige Vertragslage ermittelt werden. Welche Arbeitnehmer verfügen über schriftliche Arbeitsverträge? Welche verschiedene Arbeitnehmergruppen gibt es? Welche kollektivrechtlichen Regelungen (z.B. Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung) gibt es? Mit welchen Arbeitnehmern bestehen individuelle Regelungen und Absprachen? Dann ist zu erwägen, wie die erforderlichen Nachweise im Einzelfall erteilt werden können?

§ 2 NachwG statuiert die Pflicht, die wesentlichen Vertragsbedingungen niederzuschreiben, entweder im Arbeitsvertrag oder in einem zusätzlichen Dokument. Das Nachweisdokument ist vom Arbeitgeber zu unterschreiben und am ersten Arbeitstag vorzulegen. Die Aushändigung der Nachweisurkunde ist vom Arbeitnehmer zu quittieren.

Anpassung der Arbeitsvertragsmuster für Arbeitsverträge ab dem 1. August 2022. Zudem macht es Sinn ein Nachweisdokument für Neuverträge als Ergänzung zum Arbeitsvertrag oder für Altverträge auf Aufforderung der Arbeitnehmer zu erstellen. IHK Köln