Der Gesetzgeber hat mit Verabschiedung des Wachstumschancengesetzes Ende März 2024 die Verpflichtung zur Nutzung elektronischer Rechnungen gesetzlich verankert. Hiernach ist der Empfang von Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format (E-Rechnung) ab dem 1. Januar 2025 verpflichtend zu gewährleisten.

Für Ausgangsrechnungen ist eine Übergangsfrist bis zum 31. Dezember 2027 vorgesehen. Das gilt auch für Unternehmer in Landwirtschaft und Weinbau.

Als E-Rechnung gelten grundsätzlich nur Rechnungen, die der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Vereinfacht dargestellt handelt es sich um einen besonderen Datensatz im XML-Format. In Deutschland erfüllen die Anforderungen aktuell unter anderen der XStandard (X-Rechnung) oder das ZUDFeRD-Format. Zusätzlich können sich Rechnungsaussteller und -empfänger auf die Verwendung eines anderen strukturierten elektronischen Formats einigen, wie etwa das gängige EDI-Verfahren.

Hinweis: Somit sind Rechnungen im PDF-Format nicht als elektronische Rechnungen anerkannt. Sie gelten als Papierrechnung.

Der wesentliche Unterschied zwischen einer eingescannten Papier- oder PDF-Rechnung und einer E-Rechnung ist, dass die E-Rechnung Rechnungsinhalte in einem strukturierten maschinenlesbaren Datensatz darstellt. Dies gewährleistet, dass Rechnungen ohne Me­dienbrüche elektronisch übermittelt und empfangen werden können. Somit besteht keine Gefahr der Informationsverfälschung.

Betroffen von der neuen E-Rechnung ist zunächst jeder Unternehmer also auch die Weinbaubetriebe. Sie müssen technisch in der Lage sein, eine E-Rechnung empfangen und verarbeiten zu können. Diese Pflicht zum Empfang von Rechnungen gilt ab dem 1. Januar 2025 ohne weitere Übergangsregelungen. Die technischen Voraussetzungen müssen bis dahin zwingend geschaffen sein.

Des Weiteren besteht ab dem 1. Januar 2025 die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen für bestimmte Umsätze. Allerdings gewährt der Gesetzgeber für Rechnungsaussteller Übergangsregelungen (Tab. 1):

Bis einschließlich 2026 sind Papier- und PDF-Rechnungen noch zulässig.

Im Jahr 2027 sind Papier- und PDF-Rechnungen nur zulässig für ausstellende Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz in Höhe von maximal 800 000 Euro.

2026 und 2027 sind PDF-­Rechnungen zulässig, wenn der Austausch im EDI-Verfahren erfolgt und der Rechnungsempfänger zustimmt.

Ab 2028 gelten ausschließlich die neuen Anforderungen an die E-Rechnung.

Die Verpflichtung, eine elek­tronische Rechnung auszustellen, betrifft nur Leistungen zwischen Unternehmern (sogenannter B2B-Bereich) im Inland.

Betroffen sind auch Vermieter, die zur umsatzsteuerpflichtigen Vermietung optiert haben. Der Mietvertrag kann künftig nicht mehr als Rechnung genutzt werden.

Eine Abrechnung per Gutschrift (Rechnungsstellung durch den Leistungsempfänger) wird auch künftig zulässig sein, sofern dies vorher vereinbart wurde, es gelten aber die gleichen Grundsätze.

• Eingangsrechnungen (Pflicht ab 1. Januar 2025)

Für den Eingang von elektronischen Rechnungen stehen zahlreiche Möglichkeiten zur Verfügung. Sinnvollerweise nutzt man automatisierte Schnittstellen, damit per E-­Mail eingehende Rechnungen vollautomatisch importiert werden können. Es ist möglich, eine eigene E-Mail-Adresse für den Empfang von Rechnungen in nlb-online einzurichten. Für Rechnungen, die nicht per E-Mail verschickt werden, sondern in Online-Portalen zur Verfügung gestellt werden, kann über die Schnittstelle des NLB-Partners GetMyInvoices der Abruf erfolgen.

Durch die Nutzung der Cloud-Variante „nlb-online“ werden die Dokumente GoBD-konform und sicher im NLB-Rechenzentrum gespeichert. Ein Zugriff auf die Belege ist jederzeit möglich.

• Ausgangsrechnungen (Pflicht spätestens ab 1. Januar 2028)

Mit dem Programm Ass-Fakt besteht die Möglichkeit, eine Vielzahl von E-Rechnungen zukünftig zu erstellen und die Buchungen daraus automatisch in die NLB-Programme zu übernehmen. Bei nur wenigen zu erstellenden E-Rechnungen hat die NLB eine webbasierte Faktura-Lösung zur Erstellung von E-­Rechnungen ausgegeben. Die NLB bietet zudem wöchentlich kostenlose Infoveranstaltungen an (Dauer rund 90 Minuten), in denen unter anderem optimale Lösungen zum Empfang und zur Erstellung von elektronischen Rechnungen mithilfe der NLB-Programme gezeigt werden. Anmeldung unter www.nlb.de/e-rechnung. Dort gibt es auch weitere Informationen.

Selbstverständlich bieten auch die Datev und die LandData entsprechende Lösungen an, zum Beispiel über unternehmen-online; Auftragswesen next (www.datev.de/web/de/aktuelles/e-rechnung-mit-datev/) (www.landdata.de/e-rechnung).

An der elektronischen Rechnungsstellung führt kein Weg vorbei, sie ist verpflichtend. Die LBH Steuerberatung GmbH sichert ihren Mandanten Unterstützung bei der Umsetzung zu und weist bereits auf die Softwarelösungen der NLB, der Datev und der LandData hin, die in bereits bestehende Buchhaltungen integriert werden können.

Freie Softwaremöglichkeiten gibt es auch, man sollte dann jedoch immer auf die entsprechende Schnittstelle zur jeweiligen Buchhaltungssoftware achten.

Eine frühzeitige Umsetzung ist ratsam. Insbesondere im Hinblick auf die Erweiterung der internen Büroorganisation in Verbindung mit digitalen Prozessen in der Buchhaltung kann die E-Rechnung durchaus eine Chance sein, künftig schneller und vor allem effi­zienter zu arbeiten.